Narzędzia do planowania

Narzędzia do planowania

Narzędzia do planowania

Pokażę Tobie jak od strony praktycznej kontrolować swoje działania i zorganizować przebieg codziennych czynności.

Każde narzędzie do planowania jest na swój sposób unikalne, od tych najbardziej ogólnych, po najbardziej szczegółowe.

narzędzia do planowania - planowanie zadań

Rozpocznę od Arkusza Google, potem skupię się na tak zwanym Wykresie Gantt’a, czyli Tom’s planner. Na koniec Kalendarz Google i program zwany Wunderlist.

Na samym końcu artykułu dorzucę jeszcze jedno sprytne narzędzie na Twój smartfon w postaci aplikacji.

Ważna uwaga:

Staraj się zawsze działać w “chmurze”, czyli warto mieć dostęp do tego pliku z różnych serwerów i z różnych urządzeń. Nie ważne czy jesteś w Gdańsku, w Warszawie czy w innym miejscu na świecie, dostęp do tych narzędzi zawsze będziesz miał.

1.Narzędzia do planowania – Arkusze Google – zadania i cele.narzędzia do planowania

Świetny dokument kalkulacyjny bazujący na znanym nam Microsoft Excel i LibreOffice Calc.

Pobierz dokument w formacie .xlsx.

Pobierz dokument w formacie .ods.

Zobacz dokument w Arkusze Google.

Najlepiej żeby jedną kampanie, szkolenie, produkt, wyprzedaż czy dany cel zaplanować na jeden miesiąc.

1 CEL = 1 MIESIĄC

Możesz również wpisać od pięciu do sześciu zadań mniejszych na dany miesiąc. Na przykład cel to zbudować listę na 1 000 osób, lipiec cel to poszerzyć listę do 2 000 osób. Sierpień to kolejne rozszerzenie listy do 3 000 osób. Idź zgodnie z planem i załóż cele.

Spójrz na dokument Arkusza Google lub Excel.

W kolumnie C “Jak sprzedajesz” wpisz więcej szczegółów co do celu.

W kolumnie D “Zakładana sprzedaż” ustalasz zysk razem z sumą na koniec roku.

Zadanie do wykonania:

Wypisz sobie 5 – 6 celów, zadań czy kampanii na dany okres oraz określ jaki ma być ich rezultat. Czyli na przykład budowanie listy w tym miesiącu ma mi dać 1 000 osób. W kolejnym miesiącu przeprowadzona sprzedaż ma dać mi 10 000 złotych . Wskazówka: Zawsze lepiej dać 20 % więcej, ale obserwuj siebie i jeżeli widzisz, że nie dasz rady, to zmniejsz jak najszybciej cel. Zrób korekty w planie, bo inaczej rzeczy się skumulują i nie nadrobisz tego w czasie.

Jeśli mimo wszystko nie idzie Ci tak jak zakładałeś, to sprawdź swój system pracy. Może nie czujesz pasji, może pracujesz za krótko, albo robisz coś nie tak. Mimo nie powodzeń to nie poddawaj się. 95% ludzi się podda, Ty bądź w tych 5% bohaterach skupionym na celach.

Jak stworzyć plik w Arkuszach Google przedstawia ten film:

2. Narzędzia do planowania – Tom’s Planner – co do dnia.

Teraz jak już wiesz co będziesz robił w danym miesiącu, to warto zaplanować bardziej szczegółowo swoje działania. I tutaj z pomocą przyjdzie tom’ planner. To co musisz zrobić to założyć u nich konto (jeśli jeszcze nie masz) i zalogować się.

Tom’s planner jest typowym przykładem Wykresu Gantt’a.

Jak już masz konto, to klikasz w “New schedule”, gdzie tworzysz zadania i plan.

Klikasz prawym przyciskiem myszy na niebieskim tle, w nowym oknie włącz “shade weekend days” oraz zaznacz “ptaszkiem” w “visible elementals is timeline: days. Następnie zatwierdź klikając w zielony przycisk “Apply changes”.

Na paski po lewej stronie wpisujesz zadania (pomarańczowe pole) czyli aktywności. W naszym wypadku mogą to być miesiące (Styczeń – Wyzwanie Finansowe 1.0 – cel 500 osób).

Aktywna dzisiejsza data zaznaczona jest na czerwono.

W aktywności (czyli pod pomarańczowym paskiem, na białym tle) piszemy szczegółowe zadania do wykonania. W moim wypadku będzie to Nauka manychat.com. Kolejne zadanie to Przygotowanie plików w formacie .pdf. Nowe zadanie to na przykład Obróbka dokumentów w .pdf.

Następnym zadaniem niech będzie Przygotowanie czcionek, tła i kolorystyki.

Ostatnim etapem będzie reklama na FB.

Prawym przyciskiem myszy dodajesz nowe białe pola.

Następny etap do dodawanie czynności w dniach tygodnia. W tym celu klikamy na na przykład poniedziałek (M) i prawym przyciskiem myszy dodajemy zadanie, możemy również wybrać odpowiedni kolor do tego typu czynności. Przesuwając blok, przesuwasz jednocześnie ile dajesz sobie dni na wykonanie tego zadania.

Codziennie wchodzę do tom’s plannera i widzę informacje co mam zrobić i w którym miesiącu. Najprostszym sposobem będzie przepisanie zadań z poprzedniego punktu, czyli z Arkusza Google i szczegółowe ich zaplanowanie.

Umów się sam ze sobą, że zawsze pierwszego dnia miesiąca przepisujesz zadania i planujesz ich wykonanie. Ewentualnie raz na początku roku rozłożyć zadania na miesiące.

3. Narzędzia do planowania – Kalendarz Google – co do godziny.narzędzia do planowania

Jest to jedno z najskuteczniejszych i najciekawszych narzędzi, gdyż wchodzimy jeszcze bardzie w szczegóły. Kalendarz Google potrafi świetnie kontrolować, co robisz każdego dnia.

Mając już konto na google wchodzisz na Google Calendar, gdzie klikasz na dany dzień tygodnia i przepisujesz to co jest w Tom’s plannerze. Mając plan roczny, wiesz co robić dokładnie danego dnia. Przepisz sobie zadanie wyznaczone co najmniej na najbliższe dwa tygodnie.

Jeżeli według Tom’s plannera w poniedziałek i we wtorek mam do zrobienia dane zadanie, to przepisuje je i ustalam dokładnie godzinę jego rozpoczęcia. Przyjmuje, że daną czynność będę robił na przykład 2 godziny, ważne, żeby zaplanować przerwy, na przykład 15 czy 20 minut. Najważniejszą zasadą jest mieć na bieżąco przygotowany kalendarz.

Mając dodane wydarzenie w kalendarzu masz świetną opcję przypomnienia (e-mail, popup, sms, powiadomienie) plus ustalasz kiedy ma pojawić się przypomnienie. Zsynchronizowanie w chmurze pozwoli mi ustawić przypomnienie na moim telefonie.

4. Narzędzia do planowania – Wunderlist. narzędzia do planowania

Kolejna platforma działająca w tak zwanej chmurze jak i również w aplikacji mobilnej.

Wunderlist to inaczej lista zadań, jeśli nie masz konta to zarejestruj się, a następnie zaloguj się na swoje konto.

W tym programie tworzysz główne zadania, a następnie pod zadania.

Tak naprawdę wystarczą Tobie trzy pierwsze programy. Wunderlist’a jest jakby rozszerzeniem i dopełnieniem wszystkiego. Tutaj tworzysz przede wszystkim proste zadania, których nie warto wpisywać do Google kalendarza. Często są to zadania typu: zmiana koloru tła, testowanie innej strony, kupić zeszyt, przedłużyć abonament itp.

Wówczas w kalendarzu Google wpisujesz np. Wyzwanie Finansowe Wunderlist’a. Wiem wówczas, że mam wówczas przejsć do aplikacji wunderlist’y i wykonać pod zadania z tego tematu. I ten czas zaplanowany przeznaczam tylko na działania w wunderlist.

Jak już coś zrobisz to zaznaczasz “ptaszkiem” to zadanie, które trafia do celów wykonanych.

Podsumowanie.

Zaplanuj cały rok z góry (Akrusz google), przepisz do tom’s plannera, w Kalendarzu Google zaplanuj co do godziny działania. Jeżeli chcesz to wykorzystaj Wunderlist do szczegółowych, prosty czynności.

Narzędzia do planowania – Dodatek.narzędzia do planowania

Tak jak obiecałem dorzucam jeszcze jeden program, a raczej aplikację. Chodzi o Progress of Project. Więcej szczegółów dotyczącej aplikacji znajdziesz tutaj.

To co mi się najbardziej podoba w tej aplikacji to graficzne przedstawienie postępu danego zadania czy celu.

Aplikacja jest darmowa i na prawdę warta uwagi.

 

P.S. Dołącz do Kuźni Marketerów, czyli społeczności ludzi zainteresowanych marketingiem w internecie.